Gestión de tesorería en ecommerce

La tesorería es para nuestro negocio el equivalente a la sangre para nosotros, si esta deja de llegar el negocio muere en muy poco tiempo, da igual que seamos rentables o que crezcamos rápido. Es contraintuitivo que un negocio rentable que crece rápido acabe cerrando porque se ha quedado sin dinero, pero seguro que te suena la expresión “morir de éxito”.

Es importante diferenciar entre solvencia y rentabilidad. La solvencia quiere decir que un negocio tiene o genera suficientes fondos para atender a los compromisos (pagar esas facturas que tenemos pendientes). Muchas startups pierden muchísimo dinero (no son rentables) pero como han levantado rondas de financiación son solventes, de momento. Por tanto, el no ser rentable, si tienes margen, no tiene por que matar el negocio. 

Por otro lado tenemos negocios que crecen y son rentables, pero que de un día para otro no pueden pagar a los proveedores. Puede deberse a algún shock externo, como está siendo la crisis del Coronavirus, o simplemente deberse a una mala previsión de tesorería o a incumplir las previsiones financieras.

Entonces, ¿cómo podemos gestionar la tesorería en un ecommerce?

Vamos a realizar un ejemplo muy simplificado de un ecommerce, en la cuenta de resultados tenemos las siguientes partidas de gastos:

• Producto y packaging: esta partida es clave, el gasto se cuenta cuando se vende el producto, pero eso no nos dice cuando hemos pagado nosotros al proveedor. Esto depende del nivel de stock y los términos de pago.
• Envío de los pedidos: el nivel de gasto depende directamente del nivel de ventas, es decir, pagamos cuando lo hemos vendido. Supongamos que pagamos a final de mes, por lo tanto pago y gasto coinciden en el mismo mes.
• Marketing digital: es un gasto que realizamos previo a la venta, está no esta garantizada. En el marketing digital normalmente las ventas se realizan a las pocas horas o días de haber realizado la inversión. El pago varía, pero normalmente es a los pocos días o a final de mes. Por tanto el gasto se paga el mes que se realiza.
• Gastos generales (salarios, alquileres, servidores, etc). Estos normalmente no varían proporcionalmente con las ventas, suele existir cierto margen de crecer sin contratar más gente o alquilar más almacén. En el ejemplo lo pondremos como gastos fijos. Todo se paga en el mes que contabiliza el gasto.

Imaginemos ahora que nuestro ecommerce vende zapatos y necesitamos tener 90 días de inventario, que pagamos cuando nos lo entregan (esto quiere decir que cada día vendemos de media 1/90 del total del inventario que tenemos). Los clientes nos pagan al contado. Las ventas se reparten a lo largo del año de la siguiente forma: 20% el primer, segundo y tercer trimestre, y 40% en el cuarto trimestre coincidiendo con Navidad. Estás cifras pueden ser perfectamente reales.

El negocio del ejemplo gana dinero todos los trimestres, va a ganar 70.000€ a lo largo del año, y empieza con dinero en el banco. Sin embargo a finales de septiembre no va a tener dinero para pagar al proveedor.

Esto ocurre porque en septiembre tenemos que comprar y pagar lo que vamos a vender en Navidad, tenemos que adelantar el dinero, y no lo hemos previsto. Compraremos 240.000€ de producto aunque sólo hayamos vendido 120.000€ de coste de producto en el trimestre, es decir, tenemos que adelantar 120.000€. Sin embargo, al final del trimestre anterior sólo teníamos 60.000€ en el banco y durante el trimestre hemos ganado 10.000€, por lo que todavía nos faltan 50.000€.

Este ejemplo es un caso de laboratorio donde todo va según el plan, en la vida real es todo infinitamente más difícil.

• Si estás creciendo rápido gestionar la tesorería es más difícil, con las ventas de hoy tenemos que comprar el producto que vamos a vender mañana, que es mucho mayor porque estamos creciendo.
• Cuanta más estacionalidad (el problema de nuestro ejemplo), más difícil es la gestión de la tesorería.
• En la vida real nunca se cumplen los planes, si vendemos de menos y no nos hemos dejado margen podemos tener un problema, si los gastos son mayores de lo previsto también.
• El nivel de inventario no siempre es constante, puede que hayamos comprado muchas unidades de zapatos rojos pero luego resulta que no se venden en un año, en cambio de los verdes hacemos corto y tenemos que comprar de segundas, lo que implica otro pago que no teníamos previsto.

En ecommerce, y en cualquier negocio, es muy importante dedicar esfuerzo a planificar escenarios de tesorería por si las cosas no salen como esperamos. Sobre todo si tienes un proyecto en crecimiento es crucial gestionar los términos de pago con proveedores, si somos serios y realizamos una buena gestión del stock podemos llegar a cobrar de los clientes antes de pagar el producto al proveedor. En este escenario los problemas de tesorería derivados de la estacionalidad y del crecimiento se reducen enormemente.

Normalmente vemos siempre muchísimo foco en el análisis de la rentabilidad de los proyectos, con unas previsiones de resultados muy detalladas pero sin una previsión de tesorería. Esto es como planificar un trayecto de avión, con despegues, aterrizajes y todo bien previsto, pero sin estimar cuanto combustible necesitas o si puedes repostar en algún sitio. Si te quedas en mitad del océano sin combustible da igual lo bien que pilotes o que vaya todo según el plan. 

La moraleja es que seas rentable o no, tienes que gestionar tu tesorería para evitar sorpresas, hay pocas cosas peores que cerrar un negocio rentable que te ha costado esfuerzo levantar por una mala previsión de tesorería. Todo esto por no hablar de las consecuencias para el administrador y el esfuerzo y tiempo necesarios para cerrar una empresa que debe dinero.